Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

PRIVATLIVSPOLITIK FOR MAJAZZ-KORET

Januar 2020. Findes på korets hjemmeside www.majazz.dk

 

1 MaJazz-korets hjemsted og formål mv.

MaJazz-koret (i følgende afsnit benævnt ”koret”) er stiftet i 1985. Foreningen MaJazz-koret, der har hjemsted i Hillerød Kommune, er stiftet i 1990.

Korets formål er at indstudere og fremføre rytmisk kormusik, herunder madrigaler og korjazz samt at udvikle korets musikalske kvalitet og sangglæde.

Medlemskab forudsætter godkendelse ved en optagelsesprøve.

 

2 Korets privatlivspolitik

Koret behandler personoplysninger og skal overholde lovgivning og principper for god databehandlingsskik.

Derfor har koret vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan koret behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Koret behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra korets legitime interesser.

Koret behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål og sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

 

3 Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger omfatter enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Der er to typer personoplysninger: ”Følsomme personoplysninger” og ”Almindelige personoplysninger”.

Koret behandler alene ”Almindelige personoplysninger” som ikke er ”følsomme”.

Herunder navn, adresse, økonomiske forhold, medlemsforhold osv. CPR kan jf. Databeskyttelseslovens §11 behandles, hvis det følger af lov eller bestemmelse fastsat i forhold til lov og betragtes ikke som følsom oplysning.

Se yderligere under punkt 4.


4 Hvilke personoplysninger behandler koret og til hvilke formål?

Koret behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når koret har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

At koret har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger.

At det er nødvendigt for at kunne opfylde og administrere en aftale med dig.

At loven stiller krav om at koret behandler dine oplysninger.

At du har givet samtykke til, at koret kan behandle dine oplysninger.

For at kunne levere ydelser til korets deltagere og korets aktiviteter – herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning ifm. kortilmelding, kontingentopkrævning, nyhedsbreve, sociale interesser, koncerter- og evt. kursustilmeldinger, opbevaring af oplysninger af historisk værdi, udsendelse af relevante informationer og dokumentation samt indberette deltagerinformation til

Musikaftenskolen i Hillerød, til kommuner jf. Folkeoplysningsloven og de kommunale tilskudsregler samt til webhost-administration – behandler koret kun de personoplysninger, som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen.

Koret er data-ansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Disse personoplysninger er:

Fornavn, mellemnavn og efternavn

Adresse

Fødselsdato/CPR-nr.

E-mailadresse

Telefonnumre

Kommunal tilknytning (herunder handlekommune, betalingskommune, opholdskommune)

Stemme (SATB)

Billed- /lyd- og videooptagelser til hjemmesiden ifm. koncerter, rejser, korweekends o.lign.

 

5 Hvem har adgang til oplysningerne?

Korets medlemmer har adgang til medlemsliste med kontaktoplysninger på hjemmesidens beskyttede del.

Korets bestyrelse, herunder kassereren og dirigenten samt web-gruppen (superbrugere).

Korets webhost.

 

6 Hvordan indsamler koret oplysninger?

Indsamling af personoplysninger kan ske på en af følgende måder:

Via hjemmesiden, hvor du indtaster personoplysninger i en online formular.

Via korprøve ifm. optagelse i koret.

Via skriftlig kontakt og administration (e-mail eller anden dokumentation) hvor dine data bliver kopieret/noteret i korets administrationssystem.

 

7 Koret er data-ansvarlig for behandling af dine personoplysninger

Koret er data-ansvarlig og sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte korets superbrugere og web-ansvarlige kontaktpersoner ved eventuelle spørgsmål.

Superbrugerne findes på korets hjemmeside under ”Udvalg og arbejdsgrupper” – ”Superbrugere”.

 

8 Videregivelse af oplysninger

Koret videregiver endvidere evt. oplysninger til de offentlige myndigheder jf. den gældende lovgivning.

Navn og kontaktinformationer kan videregives til Musikaftenskolen i Hillerød og kommunen jf. Folkeoplysningsloven og tilskudsreglerne.

 CPR-nr. videregives til Musikaftenskolen i Hillerød og kommunen jf. reglerne om mellemkommunal refusion.

I forbindelse med korrejser o.lign. videregives deltagernes navn, adresse og evt. CPR-nr. til involverede rejsebureauer.

Koret videregiver ikke personoplysninger om dig til andre end ovennævnte i punkterne 4, 5 og 8 uden dit

samtykke.

 

9 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Koret har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om koret behandler dine personoplysninger som ordinært medlem af koret eller som bestyrelsesmedlem.

Koret sletter ordinære medlemmers personoplysninger umiddelbart efter at medlemskabet er ophørt.

Koret sletter bestyrelsesmedlemmers personoplysninger 5 år efter at medlemskabet er ophørt.

Koret opbevarer personoplysninger (i anonymiseret form) på såvel ordinære medlemmer som bestyrelsesmedlemmer så længe de har historisk værdi.

 

10 Sikkerhed samt opbevaring af data og databehandlere

Koret sørger for at data opbevares sikkert og forsvarligt.

De administrative foranstaltninger behandles af korets superbrugere, som anført under afsnittene ovenfor.

Data indsamlet i digital form via korets hjemmeside eller via e-mail lagres jf. databehandleraftaler med underleverandører, som sikrer, at de lever op til en høj standard for informationssikkerhed.

 

11 Dine rettigheder:

Når koret behandler dine oplysninger har du iflg. Persondataforordningen en række rettigheder:

Du har ret til at blive oplyst om, at koret behandler oplysninger om dig – det er det koret oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har koret oplysningspligt)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger koret behandler om dig (indsigtsret)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)

Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)

Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at koret skal udlevere de oplysninger koret har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling af dine data, ved at henvende dig til korets data-ansvarlige. Du finder kontaktoplysninger ovenfor her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger koret om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

 

12 Samtykke

Når koret behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis koret indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give koret besked om det.

 

13 Informeret samtykke

Koret bruger som udgangspunkt informeret samtykke ifm. din kortilmelding, som umiddelbart efter skal registreres i korets administrationssystem.

Et samtykke skal være informeret. Det betyder, at du som den registrerede skal være klar over, hvad der gives samtykke til. Den data-ansvarlige skal give den registrerede (medlemmet) en række informationer, som skal sikre, at den registrerede kan træffe sin beslutning på et oplyst grundlag.

Der gælder ingen formkrav til, hvordan denne information skal gives. Det er altså muligt at opfylde kravet både skriftligt, mundtligt eller digitalt.

 

14 Revision af privatlivspolitikken

Koret forbeholder sig ret til at ændre korets privatlivspolitik. Når koret ændrer privatlivspolitikken ændres også datoen øverst i dette dokument.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom via korets hjemmeside.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.